EUNIS97, Grenoble (France) 9-11 September 1997
Ref: 030102
Distribution de l'information dans un centre d'informatique
pédagogique
Le Centre Informatique Tréfilerie (CIT) de l'université
Jean Monnet est un service d'informatique pédagogique issu
du plan Informatique Pour Tous. Il est destiné à
des enseignants et étudiants du campus, soit 10 000 utilisateurs
potentiels. Il regroupe actuellement 130 machines en réseau
dans 8 salles avec un libre-accès de 50 places.
Le CIT a acquis une solide expérience en matière
de distribution de l'information.
Outre les données qu'on trouve habituellement sur un serveur
web, notre serveur joue un rôle important dans la distribution
interne de l'information :
* il permet aux étudiants qui travaillent en Libre-Accès,
en cours ou en TD autonomes, ainsi qu'aux enseignants, d'utiliser
au mieux les ressources qui leur sont proposées :
* plan des salles en liaison avec notre logiciel de gestion de
parc, configuration précise et actualisée de chaque
machine, logiciels, cédéroms, aides en ligne,
* possibilité de poser des questions par formulaire : constitution
d'une F.A.Q.,
* prise de connaissance de notre règlement, et de toutes
les informations pratiques,
* aide à la navigation sur le web : pointeurs sur des
sites sélectionnés, organisés par discipline,
accès aux principaux moteurs de recherche,
* consultation de cours "on line" faits par les enseignants
de l'Université,
* consultation de notre base de données documentaire.
* il facilite la gestion du service, en temps réel et de
façon interactive grâce à une interface avec
notre logiciel de gestion des emplois du temps et des données
bureautiques hétérogènes.
Notre système d'information distribuée, grâce
à notre intranet RAMANI, est un précieux outil,
tant pour les utilisateurs de notre structure auxquels il permet
d'être le plus autonome possible, qu'en interne pour assurer
une partie de nos activités de gestion.
1. Introduction
1.1. Le système d'information
Notre intervention se situe dans le thème : des systèmes
d'information en relation avec l'enseignement, puisque notre
structure a pour vocation l'informatique pédagogique et
la mise en oeuvre des Nouvelles Technologies Educatives à
l'Université Jean Monnet ; mais il s'inscrit aussi, de
façon transversale, dans le thème de la distribution
de l'information puisque nous parlerons de l'accès
aux informations pour les étudiants et le personnel.
Notre objectif est de montrer comment, à l'aide de moyens
logiciels communs et peu coûteux, nous avons mis en place
un système d'information qui a les caractéristiques
suivantes :
il est fondé sur des données hétérogènes,
il est destiné à améliorer la communication
entre des utilisateurs qui ont à la fois des statuts, des
usages, des moyens d'accès et des compétences très
variables ; ses fonctionnalités sont donc paramétrées
en fonction des profils d'utilisateurs et des fonctions : communication
interne et externe, apprentissage et enseignement, gestion,
il a considérablement évolué depuis dix
ans, mais dans la continuité : le système d'information
mis en place initialement, qui repose sur un SGBDR, est toujours
au coeur de système, et nous lui avons ajouté des
"couches" qui permettent d'améliorer l'accès
distribué aux données, pour favoriser chez les étudiants
et chez les enseignants la pratique des nouvelles technologies.
1.2. Le CIT
1.2.1. Activités pédagogiques
Le Centre Informatique Tréfilerie est le centre de ressources
informatiques destinées aux enseignants et aux étudiants
du site Tréfilerie, soit 10 000 utilisateurs potentiels.
Ces utilisateurs, relevant des sciences humaines et sociales,
n'envisagent pas l'informatique comme une fin en soit, mais plutôt
comme un outil au service de leur discipline (cartographie, statistiques,
infographie).
En 1996-97, le CIT a accueilli 3 000 heures de cours dispensées
dans cinq salles ; il offre de plus un service de Libre-Accès
ouvert 55 heures par semaine, avec 43 machines, divers
périphériques,
les logiciels les plus courants, les logiciels spécifiques
utilisés en cours, et un accès en consultation au
Web. Certains utilisateurs ont de plus des droits spécifiques
pour accéder à d'autres ressources, locales ou distantes.
1.2.2. Gestion technique et administrative
Etant donné la taille de notre structure, nous utilisons
les mêmes ressources matérielles, logicielles et
réseau pour les activités pédagogiques, et
pour notre gestion ; celle-ci est relativement importante : il
nous faut en effet assurer à l'informatique :
- la réservation des salles et des machines,
- la gestion du personnel,
- la gestion du parc informatique,
- la logistique,
- la gestion de notre centre documentaire,
- la communication avec les autre structures de l'Université,
- la comptabilité du service.
2. Distribution de l'information
2.1. Les sources
Les données que nous traitons sont hétérogènes,
à plusieurs titres : tout d'abord, elles sont émises
de plate-formes différentes, elles sont générées
par divers logiciels, traitements de texte, tableur, SGBDR, navigateurs
web, messagerie électronique, telnet, ou acquises selon
différents moyens d'enregistrement. Ce sont donc des données
sous toutes sortes de formats. Enfin, il n'y a pas de standardisation
dans la production des données dont les usages varient
au fil du temps et en fonction des personnes.
2.2. Les moyens
Nous utilisons différents moyens de partage des ressources,
en fonction de la nature des données et de leur utilisation
:
- des serveur de fichiers (cf ci-après § 3)
- la messagerie : avant même l'utilisation d'Internet dans
les sites universitaires, le CIT utilisait abondamment la messagerie
en interne. Nous avons mis en place un dispositif pour que tout
utilisateur, même s'il n'a pas de compte messagerie, puisse
nous communiquer ses suggestions ou doléances.
- les serveurs Internet : après avoir été
l'un des premiers sites universitaires à créer un
site gopher en France, nous avons créé en
1994 un site Web, qui présente des informations
diverses :
+ des informations pratiques (descriptif des ressources, fonctionnement
des différents services offerts, règlement, emplois
du temps, etc),
+ des aides techniques destinés à favoriser l'autonomie
des étudiants dans la réalisation de tâches
simples,
+ des aides à l'utilisation d'Internet,
+ des supports de cours.
+ la recherche sur notre serveur peut s'effectuer par navigation,
ou par recherche sur chaînes de caractères. Il accueille
de plus d'autres sites, réalisés par les composantes
pédagogiques du campus.
+ les cédéroms d'autoformation : étant donné
la culture des promotions d'étudiants qui arrivent, et
d'autre part la convivialité des logiciels courants avec
leurs dispositifs d'aide en ligne et leurs interfaces "intuitives",
il nous semble que la maîtrise élémentaire
de l'outil informatique relève de l'apprentissage autonome.
C'est pourquoi nous avons installé sur le réseau
un certains nombres de logiciels d'EAO interactifs et multimédia,
accessibles des salles de cours et de la salle de Libre-Accès.
2.3. Les différentes familles d'utilisateurs
Les utilisateurs du CIT ont des profils très divers : du
point de vue de leur expertise en informatique, du point de vue
de la tâche qu'ils ont à réaliser avec nos
ressources, du point de vue des données qu'ils ont, ou
non, à connaître.
a) Communication externe
Les utilisateurs externes à l'Université, qu'ils
soient ou non experts, ne peuvent être que des clients
"maigres"
de notre système d'information : ils peuvent consulter
le serveur Web sur Internet, qui joue alors comme tous les sites
Web un rôle de "vitrine". Ils peuvent aussi s'adresser
au Webmaster, à charge pour celui-ci de décider
s'il faut ou non poursuivre la communication.
b) Communication interne à l'Université
Un certain nombre d'utilisateurs internes à Jean Monnet
sont aussi des clients "maigres" : ils consultent le
serveur Web sur Internet pour s'informer sur le mode de fonctionnement
du CIT (ex. : enseignants qui souhaitent connaître les
disponibilités
des salles de cours, personnes qui interrogent notre base documentaire,…),
ou pour trouver une aide technique. Ces utilisateurs ne sont pas
des experts en informatique, et ce mode d'utilisation nous semble
une bonne illustration de la transition de l'enseignement à
l'apprentissage : ces documents mis à leur disposition
et d'accès facile contribuent à leur autonomie.
c) Utilisations pédagogiques
Les autres utilisateurs ont nécessairement des droits spécifiques
: un compte de messagerie, l'accès à certains répertoires,
la possibilité d'éditer des pages Web. Il s'agit
d'enseignants, de chercheurs, de groupes d'étudiants qui
ont des tâches spécifiques. Ils doivent remplir certaine
conditions pour avoir ces droits, et être suffisamment experts
dans l'utilisation des logiciels dont ils ont besoin.
Sur le plan pédagogique, les étudiants peuvent réaliser
des travaux spécifiques, en liaison avec leurs enseignants
: construire un site Web et promouvoir leurs productions ; échanger
des fichiers, quels qu'en soient la plate-forme émettrice
et le format ; profiter de la messagerie comme outil de
"téléenseignement".
d) Gestion interne au CIT
La communication entre les membres de l'équipe du CIT,
enfin, est considérablement améliorée par
RAMANI, que nous exposons ci-dessous. Les utilisateurs sont de
deux types bien distincts :
+ les experts que sont les techniciens du CIT : ils maîtrisent
à la fois les techniques, et le fonctionnement du centre,
+ le personnel administratif, qui maîtrise les logiciels
de bureautique et de communication qu'il utilise, mais qui a l'habitude
de s'appuyer sur les techniciens dès qu'il faut toucher
au paramétrage des applications ou à l'architecture
du système.
Etant donné la diversité des utilisateurs de notre
système d'information et des tâches réalisées,
nous avons mis en place cette année le système RAMANI.
3. L'accès à l'information grâce à
RAMANI*
* nom de code du projet
3.1. Situation initiale
L'informatique du centre est organisée autour de serveurs
qui assurent :
a) le partage des fichiers:
+ se servir les logiciels utilisés sur les 100 micro-ordinateurs
Macintosh et PC des salles de cours et du Libre Accès ;
il s'agit des applications, mais aussi de ce qui concerne les
systèmes d'expoitation (installation partagée de
win 3.1 et win95, et distribution de l'installation de Mac OS)
+ imprimer sur 8 imprimantes réparties dans tout le centre
+ partager la gestion proprement dite du service (secrétariat,
messagerie, partage de données).
b) l'utilisation de bases de données structurées
Le SGBD 4ème Dimension d'ACI a été employé
car le centre a été d'abord équipé
de Macintoshs : des application ont été réalisées
pour :
+ la gestion administrative : gérer la base documentaire,
les emplois du temps des salles, la planification et les inscriptions
en formation IPT et la comptabilité,
+ la gestion technique du centre : gérer le Parc Informatique
et le réseau (inventaire, maintenance,
télédistribution,...).
c) l'utilisation de données non structurées
Ce sont essentiellement des documents bureautiques issus par traitement
de textes, de tableur ou de la messagerie.
3.2. Pourquoi changer ?
Le passage du mac au PC a mis en évidence des problèmes
de format de documents bureautiques en ce qui concerne les échanges.
En outre, de plus en plus d'étudiants sont équipés
personnellement de PC.
D'autre part, il n'y avait pas de possibilité simple de
partager ces informations avec les utilisateurs du centre : le
filtrage et la restriction de l'accès à nos données
était très difficile.
Enfin, il n'y avait pas de possibilité d'accès à
nos données en dehors de notre réseau local.
3.3. Une solution
La solution choisie est de greffer sur nos serveurs de données
des fonctions de serveur Web intranet et internet et de moteurs
de recherche : IIS (Microsoft Internet Information Server) + Microsoft
Index Server+ Windows NT 4.
Cet ensemble présente de multiples avantages pour répondre
au problème posé :
+ un navigateur/lecteur universel, gratuit et indépendant
du système d'exploitation,
+ la distribution de l'information sur le réseau, local
ou distant, immédiate,
+ la possibilité de restreindre les accès,
+ le faible coût.
RAMANI permet (en consultation) l'accès du public à
certaines informations choisies, issues de nos bases de données
4D. Pour cela nous avons mis en place deux solutions :
1/ produire de l'html à partir de 4D (par programmation)
et le distribuer par le serveur Web via des formulaires javascript,
2/ réaliser des exports texte et les exploiter via ODBC
(Open Database Connectivity) et Internet Information Server.
La diffusion d'informations d'intérêt général
(aides, modes d'emploi, mémos, feuilles de références)
est facilitée puisqu'elle se réduit à la
traduction d'un document en HTML : cette fonction est maintenant
intégrée dans les nouvelles versions des logiciels
de bureautique.
L'indexation de nos documents bureautique permet l'exploitation
de nos archives : elle permet de retrouver rapidement des documents
saisis et rangés par d'autres ainsi que de faire des croisements
dans nos recherches : nous ébauchons de la sorte un mini
DATA WAREHOUSING, puisque nous pouvons proposer à nos utilisateurs
une recherche efficace dans une base de connaissances constituée
par nos diverses documentations sur support électronique
sans effort de structuration de notre part.
RAMANI offre d'autres possibilités de partage, de présentation
et de diffusion de l'information :
+ présentation graphique HTML des ressources, extraites
de la base de données de gestion de parc et mises à
jour en temps réel (SNMP),
+ Tableaux de bord graphiques réalisés par des applets
java qui reflètent en temps réel certains de nos
indicateurs : tirages, fréquentation des salles,
+ possibilité pour des étudiants sans compte E-mail
de nous envoyer des demandes d'aide ou des avis directement à
partir d'une page Web.
Conclusion
Notre système d'information est sans prétention,
étant donné la taille de notre structure et les
moyens dont nous disposons. Nous avons voulu montrer comment,
dans ces limites, nous avons pu développer :
+ un système de "gestion électronique de documents"
qui permet de centraliser des données hétérogènes
et d'y accéder de façon transparente,
+ un système de "groupware" permettant à
l'ensemble d'une équipe de travailler de façon coopérative
malgré des compétences diversifiées et des
temps de présence variables,
+ un système de consultation facile et convivial grâce
à RAMANI, ce qui nous semble indispensable sur un site
universitaire de Sciences Humaines Sociales,
+ un système de communication diversifié, permettant
à chacun en fonction de son expertise et de ses besoins
de partager l'information au mieux.
Ce système est peu coûteux, simple à gérer,
à maintenir et à améliorer, et sûr.
Notre objectif est de favoriser ainsi l'envie, la familiarité,
le besoin de faire appel aux technologies de l'information, qu'il
s'agisse d'apprendre l'informatique - mais aussi, bien plus largement,
pour toutes les activités qu'étudiants, enseignants
et gestionnaires ont à pratiquer. Il nous semble que nous
contribuons ainsi, à notre échelle, aux recommandations
émises tout récemment par M. Dizambourg (B0 n°
18, 1er mai 1997) : Les enseignants voient progressivement
leur rôle se transformer : ainsi se renforce leur fonction
de guide pour les apprentissages et de référence
dans la constructin du sens à partir des choix opérés
dans une masse d'informations.
Centre Informatique Tréfilerie,
Université Jean Monnet,
2 rue Tréfilerie, 42023 St Etienne Cedex 2, France
E-Mail : froissart@univ-st-etienne.fr,
patouillard@univ-st-etienne.fr
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